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    那么對于中小印刷企業(yè)而言，什么是資訊化呢？引入具有現代資訊技術的產品工具，融入到企業(yè)的每個部門、每個流程與工藝，讓企業(yè)決策者、管理者能及時知道、控制、規(guī)范、優(yōu)化企業(yè)運營，做到數位分析，有效決策。對于中小印刷企業(yè)而言，注重投入成本與預計效率的平衡，同時考慮企業(yè)可以接受的成本、員工的素質和水準、業(yè)務量的具體情況，在眾多資訊化產品中選擇最適合自己的，顯得尤為重要！ 

    簡單的講：資訊化就是“管理+IT”，管理是目的，IT是手段。這種資訊化需要根據印刷行業(yè)的特殊性和業(yè)務特點，讓企業(yè)的各個流程之前環(huán)環(huán)相扣，形成一個互相制衡的系統(tǒng)整體，有效地解決因人為造成的報價、下單、生產、跟單、發(fā)外、領料、入庫、送貨、收款等環(huán)節(jié)出現脫節(jié)的情況，使企業(yè)的資訊流進入一個良好有序的迴圈過程。

    這個資訊化的過程核心特點在于：實現精細化的管理，提高效率，精簡成本。其展現形式就是軟體產品和服務，根據國內印刷行業(yè)管理軟體廠商深圳科網聯的分類，這個資訊化的產品和服務包括3類： 

    1.工具軟體系列：借助資訊化手段，專注于印刷流程中的某個類別，比如編輯、排版、報價等。這系列的產品包括開版軟體、盒型編輯器、單張類報價軟體、書刊類報價軟體、包裝盒類報價軟體、綜合報價軟體等。

    2.管理軟體系列：如果第一類的工具軟體只是讓印刷企業(yè)在某一方面進行變革的話，那么管理軟體要改革的則是整個印刷企業(yè)的流程，全面地進行企業(yè)資訊化。這系列的產品包括：庫存管理系統(tǒng)、報價管理系統(tǒng)、ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計劃）管理系統(tǒng)等。

    3.SAAS（Software as a service，軟體即服務）服務系列：如果前兩類是資訊化的產品，那么SAAS更多的則是一種服務，由專注于印刷行業(yè)資訊化管理的公司提供全方位服務，這種服務基于一個整合的平臺，比如科網聯將要推出的“印價易線上印刷報價服務平臺”等。 

    這三類產品和服務從顯淺到深入，從局部到全面地運用資訊化武裝印刷企業(yè)。中小型企業(yè)何以充分發(fā)揮靈活性，選擇上面的某種產品和服務，結合當前已經資訊化的印刷企業(yè)的實踐情況來看，應用最為廣泛的是印刷企業(yè)ERP管理軟體。下面我們就結合印刷ERP的特點來看，企業(yè)是怎樣利用資訊化實現創(chuàng)新的管理，協助企業(yè)發(fā)展。

    印刷企業(yè)ERP資訊化的特色  

    在衡量企業(yè)運行狀況的時候，我們提得最多的就是數據，例如收入增加了多少、利潤增長了多少、成本節(jié)省了多少、勞動力減少了多少等等，ERP信息化產品最核心的特色就在于資料，讓中小印刷企業(yè)的運行流程中有資料，而且還可以管理資料和優(yōu)化資料。 

    1.有數據 

    資訊化的基本要求就是數位化和量化，可以讓中小印刷企業(yè)的管理者即時查看企業(yè)運行情況，掌握企業(yè)內部的各種資訊和資料，這里的資訊和資料包括人、財、物、技術、設備、資訊和時間等7個方面。ERP管理系統(tǒng)就致力于挖掘和整合企業(yè)的資料資訊，以科網聯公司的產品科印ERP系統(tǒng)為例，所提供的數據包括以下3類：

    （1）以生產管理系統(tǒng)為核心的“生產資訊資料”：訂單資料包括訂單、報價、產品資訊等；生產資料包括工序、物料和設備、生產數量、損耗數量、工藝參數、廢品率、品質事故率等。

    （2）以庫存管理系統(tǒng)為核心的“物資資訊數據”：采購資料包括訂單、存貨、供貨商、采購價等；庫存資料包括收發(fā)存等方面的報表、倉庫和貨位的庫存統(tǒng)計報表、跟蹤查詢報表等。

    （3）以成本控制系統(tǒng)為核心的“資金資訊資料”：應收賬款資料包括業(yè)務預收、訂單對賬、訂單收款等；應付賬款資料包括采購預付款、外發(fā)加工對賬等；財務資料包括人力和物資成本、收入、利潤等。

    2.管理資料 

    有資料還不夠，還需要借助ERP管理資料，ERP這方面的優(yōu)點在于理順了印刷企業(yè)的整個流程。例如“科印ERP系統(tǒng)”所梳理的流程包括：接受訂單→訂單估價→制定工藝→安排生產→領用材料→各工序的流程（包括外協加工）→送貨及運輸（提貨）的調度→實現銷售→貨款回籠等，這里的每個流程都有資料，基于這些資料，ERP有利于中小印刷企業(yè)實現以下8個方面的管理：

    （1）訂單管理：可隨時了解跟蹤每張訂單的下單、備料、生產、入庫、送貨、生產和收款情況。

    （2）客戶管理：可了解每個客戶的業(yè)務、信譽，以進行有效的客戶關系管理，尤其是針對客戶賬款回收，能為每個客戶設置信譽度（最高欠款額或結算期限），系統(tǒng)會在客戶欠款超過其信譽度時自動報警。

    （3）業(yè)績管理：可隨時跟蹤到每日接單業(yè)績、生產業(yè)績、業(yè)務員業(yè)績和客戶排名情況，方便了解企業(yè)的收入、利潤狀況。

    （4）生產管理：采用預則立的管理理念，自動生成每臺機器的生產任務，并可手工調整生產計劃，使全廠的生產都有條不紊地按計劃進行。

    （5）訂料管理：系統(tǒng)會根據每日下單的用料情況和倉庫存貨情況，自動生成每日訂料計劃，從而保證每張單在生產前都已做好備料準備。

    （6）庫存管理：可隨時了解掌握當前庫存總量。通過設置最低和最高安全庫存量，使存貨控制在一個合理的水準，從而有效地降低存貨成本。

    （7）成本管理：可以對訂單的成本構成（物料成本、加工成本、攤銷成本）進行準確分解，在實際生產運作過程中對每個訂單的各項實際成本、實際利潤進行跟蹤統(tǒng)計。

    （8）應收應付管理：準確、及時地反映每筆應收款的收款情況，月末自動按客戶生成應收對賬單。 

    3.優(yōu)化數據 

    ERP所提供的資料不僅可以反映印刷企業(yè)的即時資訊，而且可以讓企業(yè)基于這些資訊進行優(yōu)化和改善，包括以下方面：

    （1）杜絕漏洞差錯：通過各類資料，實現各部門之間的資訊共用和溝通。對各部門的相應授權確保了資訊的一致性和完整性。在流程的諸多環(huán)節(jié)上實施嚴密的監(jiān)督和控制，有效地防止一些人為的差錯和漏洞。

    （2）合理分配產能：生產調度部門可以通過軟體動態(tài)掌握各個設備、機臺的產能負荷情況，合理安排多機臺、多部件、多工序、多外協的生產計劃，同時可以按施工單或按單一部件來監(jiān)督管理整個生產進程。

    （3）強化績效考核：通過提取有效的、即時的、準確的生產資料，加以綜合分析，獲得針對生產、業(yè)務、管理等人員的相應的考核分數。做到了考核以資料說話，具有客觀性和公正性，令員工心服口服，極大地增強了員工的責任心，提升員工的積極性，達到了降本增效之目的。

    （4）真實成本核算：在保證核算準確、合理的前提下，充分挖掘系統(tǒng)的有用資料，以極小的人力資本投入，依靠電腦高性能計算功能來完成成本核算，從而使企業(yè)經營者掌握每個訂單確切的成本、利潤，確實把握住企業(yè)的盈虧平衡點。

    （5）提高工作效率：ERP建立了企業(yè)完整的知識資料庫。對客戶信用、產品報價、工藝用料、產能配置、交貨周期等資訊一一記錄在案。操作人員可以根據需要隨時查詢調用這些資料，使之在授權范圍之內做出及時準確的判斷和決斷，從而提升企業(yè)的整體反應能力，使企業(yè)能更好地捕捉商機。

    （6）提供決策資料。通過對系統(tǒng)資料的統(tǒng)計分析，ERP向企業(yè)老板提供了大量有價值的報表資料。決策層可以根據這些資料調整經營策略、優(yōu)化業(yè)務結構、發(fā)掘新的利潤增長點等，同時這些資料又為投資計劃提供最有力的參考。 

    最后，對于中小印刷企業(yè)而言，資訊化并不只是簡單的ERP軟件的使用，還需要企業(yè)員工、管理者們工作方式和能力的配合。如同IS09000品質管制體系在中國的發(fā)展歷程一樣，有一個了解、接受、改善、適應的過程，在專業(yè)廠商的協助下相信會走得更好，效果也會顯而易見，目前企業(yè)雖然受金融危機的影響，但在資訊時代的大背景下，資訊化是企業(yè)提升競爭力的重要手段。